So protokollieren Sie richtig

Protokoll

Foto: Marvin Siefke / pixelio.de

Das Protokoll – alle Unklarheiten beseitigen

Was ist ein Verlaufsprotokoll ? Und was ein Ergebnisprotokoll? Darf ich wirklich als Protokollführer fragen, wenn ich etwas nicht verstanden habe? Darf ich meinem Chef Zeichen geben, weil die Zeit bereits überschritten ist? Wie gehe ich damit um, wenn sich ein Sitzungsteilnehmer unklar ausdrückt? Was mache ich, wenn die Teilnehmer mit Fachausdrücken und Fremdwörtern um sich werfen? Darf ich denn auch mal eine Pause machen? Muss ich wirklich jeden Beschluss aufschreiben?

Dies sind nur einige Fragen, die in der Praxis in Sitzungen immer wieder auftauchen.

Die Protokollführung wird in vielen Unternehmen immer wichtiger. Was früher mit einem Kopfnicken abgesegnet wurde, wird heute schriftlich, meistens von der Assistenz, festgehalten. Je wichtiger die Sitzung, desto wichtiger auch die Formalien und die Inhalte des Protokolls. Wenn die Protokollführerin (oder der Protokollführer) nicht nachfragt, wenn sie oder er etwas nicht richtig verstanden hat, besteht die Gefahr, etwas Falsches im Protokoll wiederzugeben.

Das Protokoll und seine Rolle

Meetings, Konferenzen, Sitzungen und Telefonate verschlingen viele Stunden unserer Arbeitszeit. Wenn sie ohne Ergebnis bleiben, ist die dafür investierte Zeit verschwendet. Das Protokoll dokumentiert die Besprechungsinhalte, Ergebnisse, welche Menschen anwesend waren, es dient als Nachweis des Beschlusses und Erfolgskontrolle und sichert den Informationsfluss in Unternehmen.

Weil das Protokoll in vielen Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist es auch unerlässlich, sich gut darüber zu informieren, wie ein gutes Protokoll überhaupt aussehen sollte und was bei der Protokollführung alles erwartet wird. Sie als Protokollführer bzw. Protokollant spielen daher eine wichtige Rolle innerhalb des Informationsflusses im Unternehmen.

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Das Protokoll und Sie als Protokollant

Denken Sie immer daran: wer schreibt, bleibt – denn als Protokollführer bekommen Sie innerhalb Ihres Unternehmens viel mit und tragen somit eine gewisse Verantwortung! Und damit Ihnen das Protokoll auch gelingt, alle Beteiligten zufrieden und gut informiert sind, haben wir auf diesen Seiten die nötigen Informationen und Muster / Vorlage zum Thema Protokollieren für Sie zusammengetragen. Von Unterarten des Protokolls wie Verlaufsprotokoll oder Ergebnisprotokoll über Meetingsplanung, Vorbereitung der eigenen Person und der Teilnehmer bis hin zum Zeitmanagement – das nächste Protokoll, das Sie schreiben, wird garantiert ein voller Erfolg!

Auch unsere Experten helfen Ihnen zum Thema Protokoll und Protokollführung in unserer Fachlektüre und im Seminar weiter, schauen Sie für praxisnahe Tipps gern vorbei!