Besprechung protokollieren

Besprechung protokollieren

Foto: Rainer Sturm / pixelio.de

Besprechung protokollieren

Ein Protokoll kann vielerlei Zwecken dienen. Als Unterlage für weitere Verhandlungen oder Besprechungen, zur Information für alle, die nicht an einer Sitzung teilnehmen konnten, aber davon betroffen sind, zur Dokumentation wichtiger Ergebnisse, die beispielsweise die Unternehmensgeschichte betreffen, als Urkunde, zum Beispiel beim Hauskauf beim Notar oder auch als Beweismittel, zum Beispiel bei Gericht oder auch bei Wahlen. Das Protokoll hat viele Varianten und ist vielseitig einsetzbar. Damit Ihnen das Besprechungen protokollieren gut gelingt, sollten Sie einige Punkte beachten. Im folgenden haben wir einige Tipps aus und für die Praxis gesammelt, mit denen nichts mehr schief gehen kann!

Besprechung protokollieren – Praxistipps

  • Technische Hilfsmittel  (Tonband oder Laptop) sollten Sie rechtzeitig vor der Besprechung auf deren Funktion überprüfen und vorbereiten. Dadurch vermeiden Sie, dass es während der Besprechung zu unangenehmen Pannen oder Problemen mit dem Zeitplan kommt.
  • Notieren Sie sich die Sitzordnung oder Bereiten Sie einen Sitzplan vor, in den Sie nur noch die Namen der Kollegen eintragen müssen. Sollten Sie einige der personen nicht kennen, fragen Sie am besten nach einer Visitenkarte oder holen sich Rat von einem Kollegen, um Missverständnissen im Protokollverlauf aus dem Weg zu gehen.
  • Achten Sie auf eine sehr sorgfältige Mitschrift, denn diese ist das wichtigste und vorallem einzige schriftliche Arbeitsmittel, dass Ihnen später zur Verfügung steht, wenn Sie das Protokoll anfertigen. Hier gilt es, sich komplett auf Ihre Arbteit zu konzentrieren.
  • Ihre Notizblätter sollten Sie stetig numerieren, damit später keine Unordnung herrscht. Hier bietet es sich an, bei jedem Punkt der Tagesordnung ein neues Blatt zu verwenden.
  • Auch der Rednerwechsel sollte gekennzeichnet werden – zum Beispiel durch eine Leerzeile – damit später keine Missverständnisse entstehen. Ebenso sollten Sie Anträge und Beschlüsse vorzugsweise wörtlich und sehr genau mitschreiben. (Beweisnutzen)
  • Sollten Sie sich persönliche Notizen machen wollen, nutzen Sie hierfür am besten ein (andersfarbiges) serparates Blatt.
  • Auch Markierungsstifte können zu einem besseren Überblick bei der Mitschrift bzw. den Notizen verhelfen. (Beispielsweise je nach Thema oder Person farblich markieren)

Diese und weitere Tipps zum Theme Besprechung protokollieren finden Sie auch in unserer Fachbroschüre Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren von unserer Expertin Gertrud Zeller.