Besprechungsnotiz

Ob Protokollant oder normaler Teilnehmer einer Besprechung: die Besprechungsnotiz ist im Rahmen einer Besprechung, Sitzung oder ähnlichem unerlässlich. Fast jeder schreibt heutzutage im Meeting mit und notiert sich wichtige Argumente, Fragen oder protokolliert für die Teilnehmer und die nicht anwesenden Kollegen.

Besprechungsnotiz – darauf sollten Sie achten

Im Rahmen des Protokolls sollte die Besprechungsnotiz sorgfältig und ordentlich ausfallen, damit es später bei der Ausformulierung keine Schwierigkeiten gibt. Aber auch als einfacher Teilnehmer sollte man sich bestimmte Stichpunkte notieren – erstrecht wenn zwischendurch Fragen auftreten und man sie nicht direkt stellen kann. Das wirkt zum einen professionell und interessiert und hilft zum anderen dem Gedächtnis auf die Sprünge.

Wenn Sie eine Besprechungsnotiz verfassen sollten Sie vor allem auf eine gute Übersichtlichkeit achten – ansonsten finden Sie die richtige Stelle gar nicht erst, wenn es beispielsweise darum geht, Fragen zu stellen. Durch Nummerierung und Absätze wird die Besprechungsnotiz wesentlich übersichtlicher und einzelnde Abschnitte lassen sich besser überblicken. Auch im Rahmen des protokolls ist das sehr wichtig. Hier sollten Sie für neue Punkte der Tagesordnung auch ein neues Blatt verwenden oder im textprogramm eine neue Seite anfangen oder ggf. einen Trennstrich einfügen. Durch diese Methode können Sie die Bespechungsnotiz bzw. das Protokoll später auch wesentlich leichter nach der Tagesordnung gliedern.

Checkliste Besprechungsnotiz:

  • Sparen Sie nicht mit Papier.
  • Lassen Sie links und rechts genügend Platz für spätere Ergänzungen.
  • Unterstreichen oder markieren Sie Wichtiges sofort.
  • Verwenden Sie Farben (z. B. Farbmarker oder die Markierungsfunktion im Textprogramm).
  • Ordnen Sie lose Blätter so rasch als möglich und nummerieren diese im besten Fall gleich (oder vermeiden Sie die Lose-Blatt-Sammlung und entscheiden sich gleich für eine Kladde).
  • Beschriften Sie immer nur die Vorder- oder rechte Seite.
  • Verwenden Sie klare, einheitliche Abkürzungen und Zeichen.
  • Verwenden Sie Titel und Schlagworte.

Die vollständige Checkliste sowie viele weitere Arbeitshilfen zum Thema Protokolle finden Sie hier: Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren