Effiziente Besprechungen

Effiziente Besprechungen – Vor- und Nachteile einer Besprechung

Besprechungen haben einige Vorteile. So etwa, dass dort Informationen und Meinungen von Angesicht zu Angesicht ausgetauscht, Missverständnisse sofort geklärt und Entscheidungen im Team gefällt werden können. Damit wird ein hohes Maß an Engagement und Verbindlichkeit für die Beschlüsse erzielt. Aber sie haben auch gewaltige Nachteile. Beispielsweise holen sie die Teilnehmer aus ihrem Wirkungsfeld heraus, behindern deren Erreichbarkeit und halten sie von der Erledigung ihrer Aufgaben ab. Sie bieten Selbstdarstellern das nötige Publikum und Sich-Versteckern die erforderliche Masse. Die indirekten Kosten von Meetings sind immens, dazu kommen möglicherweise Zeit und Kosten der Anreise von Niederlassungen oder Übertragungsgebühren bei Telefon- und Videokonferenzen.

Checkliste effiziente Besprechungen

Die folgende Checkliste kann Sie bei der Vor- und Nachbereitung für effiziente Besprechungen unterstützen!

Vor der Besprechung

  • Fragen Sie sich vorab: Ist die Sitzung notwendig bzw. muss dieses Thema im Rahmen der Sitzung besprochen werden? Gibt es gegebenenfalls alternative Möglichkeiten, die besser geeignet sind?
  • Welcher Zeitpunkt ist für die Sitzung am besten geeignet?
  • Welche Teilnehmer müssen/sollten an der Sitzung teilnehmen (z.B. Entscheider)?
  • Raumplanung:
    • Ist der Raum störungsfrei (ohne Anrufe, laufende Unterbrechungen etc.)?
    • Sind Tafel, Flipchart, Pinnwand und/oder Beamer vorhanden, sowie alle notwendigen Stifte, Karten usw.?
    • Ist der Raum für die Gruppengröße adäquat?
  • Tagesordnung:
    • Gibt es realistische Zeitvorgaben für jeden Tagesordnungspunkt?
    • Sind Verantwortlichkeiten/Vortrag zu jedem Punkt festgelegt?
    • Sind Prioritäten für die einzelnen Tagesordnungspunkte geklärt?

Während der Besprechung

  • Wurden Leitung/Moderation und Protokollführer festgelegt?
  •  Verlauf
    • Wurde die Sitzung pünktlich gestartet?
    • Wurde die Sitzung pünktlich beendet?
    • Wurde die Zielsetzung festgelegt und im Blick behalten?
  • Wurden die Beschlüsse festgehalten und die Ergebnisse zu den einzelnen Punkten zusammengefasst?

Nach der Besprechung

  • Fand ein Abgleich zwischen Sitzungsplanung und Sitzungsverlauf statt, um die nächste Sitzung besser planen zu können?
  • Wurde ein Ergebnisprotokoll erstellt und zeitnah verteilt?
  • Wurde eine „offene Punkte“ Liste angefertigt und geprüft? (s. unten)
  • Wurde nicht Erledigtes auf die nächste Tagesordnung vorgetragen?

Offene Punkte Liste

Für die laufende Arbeit hat es sich bewährt, eine sogenannte „Offene Punkte Liste“ zu führen, die einen schnellen Überblick über die zu bearbeitenden Themen gibt. Hier sind einzelnde Abteilungen oder Themenfelder und deren angedachte Themen/Aufgaben festgehalten. (Beispielsweise Administration, PR, Referate, Fundraising)

Weitere hilfreiche Tipps und Informationen zum Thema effiziente Besprechungen und vielem mehr finden Sie in der Fachlektüre Meetings effizient und effektiv gestalten.