Eine Besprechung steht bevor. Als Protokollführer oder Protokollführerin ist die Planung eines Meetings besonders wichtig. Wer gut vorbereitet ist, kann sich optimal auf das Protokollieren konzentrieren und liefert süäter gute Ergebnisse. Wie also geht man am besten vor, wenn es ums Meeting planen geht? Und haben Sie alle notwenigen Vorbereitungen getroffen? Hier können Sie es testen!

Ist die Besprechung überhaupt notwendig?
   Ja
   Nein

Ist das Ziel der Besprechung klar?
   Ja
   Nein

Haben Sie eine Kosten-/Nutzenanalyse gemacht?
   Ja
   Nein

Ist die Einladung vollständig?
   Ja
   Nein

Sind alle Teilnehmer informiert?
   Ja
   Nein

Ist klar, wer zum Meeting kommen kann und wer nicht?
   Ja
   Nein

Sind die Tagesordnungspunkte festgelegt?
   Ja
   Nein

Ist der richtige Zeitpunkt für das Meeting festgelegt?
   Ja
   Nein

Sind Pausen eingeplant?
   Ja
   Nein

Ist der Besprechungsraum groß genug?
   Ja
   Nein

Ist der Besprechungsraum abzuschirmen oder umzubauen?
   Ja
   Nein

Haben Sie einen Besprechungsleiter bestimmt?
   Ja
   Nein

Ist ein Protokollführer ernannt?
   Ja
   Nein

Gibt es im Besprechungsraum Schreibutensilien und Unterlagen?
   Ja
   Nein

Steht die notwendige Technik zur Verfügung und funktioniert auch?
   Ja
   Nein

Meeting planen – Vorbereitung ist alles

Wenn Sie diese Punkte überwiegend mit „Ja“ abhaken können, sind Sie schon gut auf das Meeting vorbereitet. Grundsätzlich hat jedes Unternehmen hier seine eigenen Regeln und Gewohnheiten, was man schon an der Einladung zu der Besprechung sehen kann: in manchen Häusern ist eine Einladung nötig, in manchen wird nur kurz an der Bürotür Bescheid gesagt, dass es in fünf Minuten bereits los geht.

Generell sollten Sie sich zum Meeting planen vorher so viele Informationen wie nötig aneignen. Wenn Sie ein Meeting planen, sollten Sie am besten schon eine viertel bis halbe Stunde im Voraus die meisten Schritte erledigt haben. Wenn der Besprechungsraum vorbereitet ist, alle Teilnehmer informiert sind, ggf. Verpflegung zur Verfügung steht und die Technik bereit ist, kann nicht mehr viel schief gehen. Sollten Sie zusätzlich zu der Planung des Meetings auch Protokollant sein, planen Sie noch etwas mehr Zeit ein, um Ihre Unterlagen vorzubereiten und ggf. noch thematische Fragen im Voraus abzuklären. Weiter Tipps und Tricks zu Besprechungen und Protokollführung finden Sie in unserer Fachbroschüre.