Protokoll Besprechung

Die zehn Gebote eines Protokolls – Protokoll Besprechung

Damit Sie sicher mit der Protokollführung umgehen können, haben wir auf unseren Seiten einige Informationen zum Thema Protokolle, Protokollführung, Protokollant, Protokollarten, Protokoll Besprechung und vieles mehr gesammelt. Auf dieser Seite finden Sie nun einige Grundregeln, an die sich ein gekonnter Protokollführer halten sollte.

Protokoll Besprechung: ein gutes Protokoll …

  1. ist auf jeden Fall wahr, objektiv und sachlich,
  2. beruht auf Tatsachen, nicht auf Gefühlen und Meinungen,
  3. ist für den Leser (also Nichtbeteiligten) problemlos verständlich,
  4. beschränkt sich auf das Wesentliche,
  5. ist logisch gegliedert und aufgebaut,
  6. ist auch optisch leserfreundlich gegliedert,

Diese und noch weitere Gebote eines Protokolls finden Sie in Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren.

Weitere Tipps für die Praxis – Protokoll Besprechung

Wer ein gutes Protokoll führen will, muss sich gründlich und in Ruhe darauf vorbereiten. Plötzliche Anfragen vom Chef oder Abteilungsleiter wie: „Haben Sie kurz Zeit? Der Protokollant ist krank!“ sollten Sie, falls es möglich ist, ablehnen; es sei denn, Sie sind bereits ein Protokoll-Profi und kennen sich in dem Themengebiet der Besprechung gut aus. Denn Sie können nichts protokollieren, was Sie selbst nicht verstehen. Aus diesem Grund ist eine gute Vorbereitung unerlässlich – je umfangreicher und unbekannter das Thema, desto mehr Vorbereitung ist ihrerseits nötig.

Abgesehen vom Thema sollten Sie sich vorher auch mit anderen Aspekten der Besprechung auseinandersetzen. Wichtig ist zum Beispiel auch, welche Teilnehmer voraussichtlich anwesend sind und welche Protokollart verfasst werden soll. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die von Ihnen benötigte Technik funktionsbereit ist. Zur Protokollführung einer Besprechung sollten Sie auch sichergehen, dass Ihre Unterlagen bereits vorbereitet sind und Sie Papier und Stift bzw. Computer oder Laptop am Platz haben.

Während der Besprechung

Wichtig: Achten Sie auch auf beiläufig gefasste Beschlüsse! Besonders wenn in der Satung bestimmte Regeln festgehalten sind (beispielsweise zu den Teilnehmern einer Versammlung), ist dies sehr wichtig, da in diesem Fall zusätzliche Beschlüsse notwendig wären.

Protokoll Besprechung Vorlage – so könnte Ihr Protokoll aussehen

Besprechungsprotokoll – Protokollkopf

 

Thema der Besprechung:
Datum:
Zeit:
Ort:
Eingeladene Teilnehmer:
Leitung:
Protokollführer:
Anwesende:

 

Besprechungsprotokoll – die Tagesordnungspunkte*

TOP 1:  
Diskussion:
Ergebnis:
Aufgaben:
Verantwortliche: Termin:

 

*Die Tagesordnungspunkte werden je nach Gliederung der geplanten Themen geordnet (TOP 1, TOP 2, TOP 3…).