Das macht einen guten Protokollführer aus

Darf ich als Protokollführer fragen, wenn ich etwas nicht richtig verstanden habe?

Darf ich meinem Chef ein Zeichen geben, weil die geplante Zeit bereits überschritten ist?

Wie gehe ich damit um, wenn sich ein Sitzungsteilnehmer unklar oder unverständlich ausdrückt?

Was mache ich, wenn die Teilnehmer mit Fachausdrücken und Fremdwörtern um sich werfen und ich diese gar nicht kenne?

Darf ich auch mal eine Pause machen?

Dies sind nur einige Fragen, die sich Protokollführer immer wieder stellen. Die Protokollführung wird in vielen Unternehmen immer bedeutender. Was früher einfach abgesegnet wurde, wird heute schriftlich festgehalten. Je wichtiger die Besprechung, desto wichtiger auch die Formalien und die Inhalte des Protokolls.

Wenn die Protokollführerin oder der Protokollführer nicht nachfragt, wenn sie oder er etwas nicht richtig verstanden hat, besteht die Gefahr, etwas Falsches im Protokoll wiederzugeben. Deshalb ist das Nachfragen besonders wichtig. Haben Sie Mut und trauen Sie sich. Ihre Aufgabe ist wirklich wichtig. Ohne Ihre Mitschrift würden sicherlich einige Termine nicht festgehalten (und dann hätte sich das Team die Sitzung auch sparen können).

Checkliste Protokollführer

Unsere Checkliste für Protokollführer zeigt Ihnen, auf was Sie beim bevorstehenden protokollieren achten sollten.

Ein guter Protokollführer sollte:

  über gute Deutschkenntnisse verfügen

  sicher in Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung sein

  Protokollstil und Protokollsprache beherrschen

  Gesprochenes in Geschriebenes umsetzen können

  über geistige Beweglichkeit verfügen

  über Sachkenntnis verfügen

  Thematik, Probleme und Ziele der Sitzung kennen

  den Teilnehmerkreis kennen

  Schnell in Langschrift bzw. mit dem Laptop mitschreiben können oder Stenographie beherrschen

  über eine gute Konzentrationsfähigkeit verfügen

  Verantwortung tragen können – das Protokoll wird von ihm unterschrieben

Die vollständige Checkliste sowie viele weitere nützliche Arbeitshilfen zum thema Protokollführung finden Sie unter: Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren

Praxistipp Protokollführer

Die Protokollführung unterliegt keiner eigenen DIN-Norm. Deshalb lehnt sich die Protokollführung an die DIN 5008 – die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung – an. Die DIN 5008 gibt es bereits seit April 1949 und wurde seitdem 7x geändert. Aktuelle Änderung lassen meist nicht lange auf sich warten – Sie dürfen also gespannt sein. Im Seminar E-Mails und Briefe nach der DIN 5008 erfahren Sie weitere Einzelheiten und Tipps für die Praxis. Weitere Tipps zum Thema Protokollführung finden Sie im Seminar oder im Fachbuch.