Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren

Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren –  kein Hexenwerk

… wenn Sie die richtigen Regeln dafür beachten und selbstbewusst an die Aufgabe herangehen

Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren – Protokollführer

Bei fast allen Anlässen gibt es einen Besprechungsleiter bzw. Zuständigen. An dieser Stelle macht es aber wenig Sinn, dass dieser auch Protokollführer ist – so fallen ihm oder ihr gleich zwei Aufgaben zu, was wiederum sehr schnell zur Überforderung führen kann.Völlig fachfremd sollte der- oder diejenige jedoch nicht sein – um zu protokollieren braucht man ein gewisses Verständnis vom jeweiligen Themenbereich.

Wenn ein Meeting geplant ist, sollte man sich also unbedingt schon vorher Gedanken darüber machen, wer Protokoll führt und bestmöglich eine Person festlegen. Das ermöglicht auch eine bessere Vorbereitung auf die Protokollführung.

Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren – Schreiben oder Tippen?

Hier kommt es ganz auf Ihre Fähigkeiten an! Wenn Sie fehlerfrei und zügig tippen können, ist ein Laptop ratsam.

Wenn Sie beim Tippen eher langsam sind und sich schnell Fehler einschleichen, sollten Sie lieber von Hand Notizen anfertigen. Ein Laptop ist zwar bequemer, allerdings kostet das Ausbessern von Fehlern enorm viel zeit und stoppt die Gedankengänge, wodurch man die laufenden Gespräche nicht richtig mitbekommt. An dieser Stelle sollten Sie also selbst einschätzen, wie es um Ihre Fähigkeiten steht und abwägen oder auch ausprobieren, wie es mit den beiden Möglichkeiten funktioniert.

Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren – Vorlagen

Wenn es bei Ihnen im Unternehmen interne Vorlagen bzw. Templates gibt, sollten Sie diese auch verwenden. Kleinigkeiten können hier meist noch geändert oder angepasst werden. Diese Vorlagen führen, zumindest was den Aufbau und die geforderten Inhalte des Protokolls angeht, zu einer relativ großen Zeitersparnis.

Sollte es diese Vorlagen bzw. Templates noch nicht geben, können Sie dies selbstverständlich auch intern anregen oder sich selbst eine Vorlage mit dem jeweiligen Aufbau und den gewünschten Inhalten „basteln“. Auch Office bietet diese sogenannten Templates zum Download an. Diese sollten Sie allerdings, falls das noch nicht der Fall ist, den Gegebenheiten und Gewohnheiten in Ihrem Unternehmen anpassen.

Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren – Zeit nach dem Meeting

Wenn Sie Protokollführer sind, sollten Sie bereits vor der Besprechung darauf achten, dass danach genügend Zeit für die Ausführung vom Protokoll vorhanden ist. Dies sollten Sie auf keinen Fall lange aufschieben, sondern das Protokoll schnellstmöglich erstellen. Ansonsten können Gedächtnislücken und somit Fehler auftreten – oder die Kollegen warten händeringend auf die benötigten Informationen. Wenn Sie Ihren Teil erledigt haben, können Sie den anderen Teilnehmern noch die Chance geben, bestimmte Punkte zu ergänzen, falls noch Unklarheiten auftreten.

Ist das Protokoll dann endgültig fertiggestellt, muss es nur noch den Weg zu den Kollegen finden.

Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren – weitere Tipps für die Praxis

Diese und weitere Praxistipps und das nötige Know-how zum Protokollieren erhalten Sie sowohl in der Fachlektüre Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren als auch im Seminar Effektive Protokollführung.

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