Meeting Protokoll Vorlage

Erhalten Sie hier alle Informationen zur Protokoll Vorlage für Ihr Meeting.

Welches ist das richtige Protokoll? Welches die richtige Meeting Protokoll Vorlage?

Heutzutage ist in den meisten Fällen das Kurzprotokoll angebracht. Es erfordert allerdings zumeist einen relativ hohen Aufwand, weil der Protokollant sich hier auf das Wesentliche beschränken sollte. Hier für sollte der Protokollführer  die Thematik gut verstehen und abwägen können, was wichtig und was unwichtig ist. In vielen Fällen genügt auch ein Ergebnisprotokoll, welches bereits während der Sitzung formuliert und am Ende der Besprechung verlesen werden kann. So können die andren Teilnehmer das protokoll auch umgehen „absegnen“

Das Wortprotokoll wird heute relativ selten verlangt, da es die Umstände meist zu genau festhält und somit schnell zu viel Zeit und zu viele Kapazität benötigt. Das Verlaufsprotokoll sollte angefertigt werden, wenn innerhalb des Meeting viel Diskutiert wird und die Teilnehmer und Nicht-Teilnehmer Wert darauf legen, die Argumente im Nachhinein einzusehen.

Meeting Protokoll Vorlage

Ausführliche Protokolle werden eher in Gremien erstellt, wenn es darauf ankommt, Entscheidungswege zu dokumentieren. Sollten Sie ein Protokoll für ein einfaches Meeting verfassen, ist das meist etwas vollkommen anderes.

Meeting Protokoll Vorlage – Verlaufsprotokoll

Ein Verlaufsprotokoll beispielsweise umfasst die Wiedergabe des Ablaufes der gesamten Veranstaltung. Hier werden alle Argumente und Meinungsäußerungen erfasst. Gefasste Beschlüsse werden im Wortlaut zitiert. Erfasst werden auch die Vorbehalte und Gegenargumente. Gerichtsprotokolle gehören z.B. in diese Kategorie, aber auch politische Debatten werden so protokolliert.

Inhalte sind hier beispielsweise:

  • Sitzungsverlauf, wichtige Diskussionsbeiträge, Argumente, Namen der Redner, Ergebnisse, Beschlüsse im Wortlaut
  • indirekte Rede

Meeting Protokoll Vorlage – Ergebnisprotokoll

Anders ist es beim Ergebnisprotokoll, welches viel mehr die „Meilensteine“ des Meetings (derzeitiger Stand, weitere Vorgehensweise, Termine oder auch Zuteilung der Aufgaben) beinhalten soll.

Inhalte sind hier beispielsweise:

  • Ergebnisse zusammengefaßt, Beschlüsse
  • Teilnehmerbeiträge nur auf ausdrücklichen Wunsch (zum Beispiel persönliche Erklärungen, Minderheitsvoten)

Ein Protokoll kann auch aus Mischformen bestehen. Bei kontrovers geführten Diskussionen ist es oft sinnvoll, bei einzelnen Punkten die unterschiedlichen Argumente konkret zu benennen. Es ist hilfreich, bereits in der Sitzung selbst das Protokoll anzulegen, bei kleineren Gruppen auf dem Flipchart, bei größeren mit Hilfe von Laptop und Beamer.

Für weitere Tipps können Sie gern einen Blick in die Probeseiten unserer Fachlektüre Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren werfen oder sich über die Fachlektüre zum Thema Protokolle und Protokollführung Informieren!