Protokollvorlagen

Die verschiedenen Protokollarten und Protokollvorlagen

Heute wird zu verschiedenen Anlässen protokolliert. Bei Verhandlungen, Diskussionen, bei Politikern, wissenschaftlichen Versuchen, Konferenzen (auch Video- und Telefonkonferenzen), bei Gerichtsverhandlungen, Tagungen und vielem mehr.

Es kann sein, dass das Informationsbedürfnis eines späteren Lesers über den Verlauf einer Sitzung unterschiedlich ist. Dies ist mit ein Grund für die verschiedenen Protokollarten. In einigen Firmen ist festgelegt, welches Protokoll zu welchem Zweck geschrieben werden soll – meistens jedoch ergibt sich eine Mischform.

Achtung bei der Verwendung von Protokollvorlagen

Oft werden Protokollvorlagen zur Hilfe genommen, die die Vorgänger geschrieben haben. Dass diese vielleicht auch nicht wirklich wussten, wie sie es richtig machen, wird nicht bedacht. Selten gibt es firmeninterne Vorgaben, auf die Sie bei der Protokollierung zurückgreifen könnten. Daher sollten Sie sich am besten eine eigene Protokollvorlage schaffen. Dabei ist es selbstverständlich in Ordnung, auch Teile aus den Protokollen von Kollegen zu übernehmen – grundsätzlich sollten Sie aber darauf achten, was wirklich wichtig ist und jedes Mal beobachten, was besonders gut ankam oder vielleicht nicht sehr gut geklappt hat.

Ein Protokoll soll möglichst gut an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Welche Form gewählt wird, hängt von den Zielen ab, die mit dem Protokoll verfolgt werden:

  • Wer liest das Protokoll?
  • Wie wichtig ist der Anlass?
  • Welche Beweiskraft ist erforderlich?
  • Was soll vom Leser genau nachvollziehbar sein?
  • Hat das Protokoll weitere Zwecke zu erfüllen?

Praxistipp Protokollvorlagen

Klären Sie vor der Sitzung ab, wer das Protokoll schreibt und welche Protokoll-art gewünscht ist. Dadurch vermeiden Sie, dass Sie zu viel oder auch zu wenig mitschreiben. Wenn es möglich ist, bestimmen Sie einen Protokollführer, der sich auf das Mitschreiben konzentrieren kann. Am besten ist eine Person, die inhaltlich nicht zu involviert ist, das Thema allerdings grundsätzlich versteht.

Für weitere Praxistipps können Sie sich auch gern in unserer Fachlektüre Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren  oder im passendenden Seminar Effektive Protokollführung informieren!