Vorlage Besprechungsprotokoll

Wenn Sie kurz davor sind, Ihr erstes Protokoll zu schreiben, müssen Sie einiges beachten. Viele Teilnehmer, Mitarbeiter oder Vorgesetzte glauben, dass jeder Protokolle führen kann. Sie machen sich häufig gar keine Vorstellung davon, dass ein guter Protokollführer einige Voraussetzungen erfüllen sollte. Auf dieser Seite finden Sie einige Praxistipps zum Thema und zur Vorlage Besprechungsprotokoll!

Vorlage Besprechungsprotokoll – Know-how

Im Voraus sollten Sie klären wann und wo die Besprechung stattfindet. Dadurch stecken Sie den zeitlichen Rahmen ab und wissen, welche Einrichtung in den Räumlichkeiten während des Meetings vorhanden sind und welche Sachen ggf. noch fehlen. Gehen Sie auch sicher, dass Sie sich für die Besprechung einen geeigneten Platz mit einer guten Übersicht und einer Steckdose für den Laptop und ähnliches aussuchen.

Außerdem sollten Sie vorher auch abklären, wer an der Veranstaltung teilnimmt. Wird die Besprechung eher formlos und es nehmen nur Kollegen aus Ihrer Abteilung teil oder sind ggf. auch Führungskräfte eingeladen? Nachdem Sie das wann, wo und wer geklärt haben, geht es um das was. Sie sollten sich unbedingt über die Thematik informieren, wenn Sie sich mit dieser grundsätzlich nicht auskennen, denn wer das Thema nicht versteht, kann nur schwer einen verständlichen Bericht darüber verfassen. Solle die Besprechung zu einer regelmäßig stattfindenden Reihe gehören, sollten Sie bestmöglich auch Einsicht in die alten Protokolle nehmen – das hilft sowohl beim Aufbau als auch bei der Thematik.

Vorlage Besprechungsprotokoll – To-do

Als Vorbereitung der Protokollführung sollten Sie sicher gehen, dass alle Materialien vorliegen. Das beinhaltet sowohl die Unterlagen für das Meeting als auch Ihre eigenen Materialien sowie Schreibpapier oder ggf. Ihren Laptop. Sollten Sie während der Besprechung Notizen auf Papier machen, ist es ratsam auch Papier in einer anderen Farbe vorliegen zu haben, um darauf eventuell Fragen oder Anmerkungen nieder zu schreiben.  Auch an Stifte bzw. Maus und Tastatur sollten Sie denken. Im besten Fall halten Sie sich die Zeit kurz nach der Besprechung frei, damit die Zeit zwischen Meeting und Protokoll nicht zu sehr gestreckt wird und Sie alles noch gut erinnern.

Damit Sie in Zukunft fit für die Protokollführung sind, geben unsere Experten im Seminar Effektive Protokollführung und im Buch Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren fundiertes Grundwissen und wertvolle Tipps für die Praxis im Bereich der Protokollführung und zur Vorlage Besprechungsprotokoll an Sie weiter!