Protokoll schreiben

Protokoll schreiben

Foto: Christian Seidel / pixelio.de

Das Wort „Protokoll“ leitet sich aus dem Lateinischen (protocollum) und dem Altgriechischen (protókollon) ab und beschreibt ein vorgeleimtes Blatt, welches bibliografische Angaben – also eine chronologische Abfolge – beinhaltet. Trotz der langen Geschichte des Wortes „Protokoll“ bedeutet es auch heute übertragen noch das gleiche.

Das Protokoll schreiben ist immer dann notwendig, wenn eine Besprechung, Konferenz, Sitzung oder beispielsweise auch der Verlauf eines Unterrichts oder Seminars schriftlich festgehalten werden soll. Wenn es ums Protokoll schreiben geht,spricht man vom Protokollieren. Das Protokoll ist erforderlich, um Nicht-Teilnehmer oder auch Außenstehende über den Verlauf des Anlasses zu informieren und wesentliche Details wieder zu geben. Die Kernaufgabe des Protokolls ist also eine genaue und objektive Wiedergabe eines Gesprächs.

Protokoll schreiben – Praxistipps für Sie als Protokollführer vor und während der Besprechung

Mit diesem Auszug aus der Fachbroschüre „Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren“ sehen Sie auf einen Blick, woran Sie als Protokollführer denken sollten.

  • Sollten Sie technische Hilfsmittel verwenden (Tonband oder Laptop) bereiten Sie diese rechtzeitig vor und überprüfen Sie die Funktion
  • Schreiben Sie sich die Sitzordnung auf oder bereiten Sie ein Blatt vor, in das Sie nur noch die Namen der Teilnehmer eintragen müssen.
  • Ihre eigene Mitschrift ist das wichtigste Arbeitsmittel, um später das Protokoll anfertigen zu können
  • Konzentrieren Sie sich ganz auf Ihre Arbeit
  • Nummerieren Sie Ihre Notizblätter durch. Am besten nehmen Sie für jeden neuen Tagesordnungspunkt ein neues Blatt
  • Kennzeichnen Sie jeden Rednerwechsel durch eine Leerzeile
  • Schreiben Sie Anträge und auch Beschlüsse ganz wörtlich und sehr genau mit
  • Für persönliche Notizen können Sie ein andersfarbiges separates Blatt verwenden, auf das Sie schnell Zugriff haben
  • Mit verschiedenfarbigen Markierungsstiften verschaffen Sie sich einen Überblick
  • auch Textbausteine (z.B. in Word) sind sehr hilfreich und zeitsparend

Wenn Sie auf der Suche nach weiteren Tipps für die Praxis sind schauen Sie auch gern in unsere Fachbroschüre „Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren“ – unsere Autorin Gertrud Zeller gibt Ihnen Antworten auf sämtliche Fragen rund um das Thema Protokoll schreiben und Protokollführung. In unserer Publikation erläutert sie die verschiedenen Protokollarten und erklärt, wann welche zum Einsatz kommen. Des Weiteren finden Protokollführer zahlreiche Checklisten, Tipps und praktische Hinweise sowie Formulierungshilfen. Falls Sie sich darüber erst einmal einen Überblick verschaffen möchten, schauen Sie sich gern weiter auf unserer Seite um.

Wenn es also wieder heißt: „Heute werden Sie Protokoll schreiben“, könnem Sie diese Aufgabe künftig gelassen und kompetent bewältigen.