Protokollführung Tipps

Mit diesen Protokollführung Tipps für die Praxis aus der Fachbroschüre „Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren“ sehen Sie auf einen Blick, woran Sie als Protokollführer denken sollten.

Protokollführung Tipps: Das sollten Sie wissen

  • Wo und wann findet die Besprechung statt?
  • Wer nimmt teil? Kennen Sie die Teilnehmer bereits alle oder sind Namen unklar?
  • Was steht auf der Tagesordnung?
  • Sind Sie mit der Thematik vertraut?
  • Sofern diese Besprechung regelmäßig stattfindet, sollten Sie unbedingt die vorausgegangen Protokolle lesen.

Protokollführung Tipps: Das sollten Sie mitbringen

  • Genügend Schreibpapier
  • Für persönliche Notizen ein andersfarbiges Blatt
  • Stifte (Bleistifte, Kugelschreiber, bunte Markierungsstifte)
  • Evt. Laptop und CD
  • Evt. vorausgegangene Protokolle
  • Evt. Blanko-Namenskarten, die handschriftlich ausgefüllt werden können.
  • Viel Zeit, um schnellstmöglich im Anschluss das Protokoll erstellen zu können.

Protokollführung Tipps: Das sollten Sie tun

Ihr Platz beim Protokollieren

Stellen Sie sicher, dass Sie schon etwas früher als die andren Teilnehmer da sind und sich einen guten Platz sichern. Achten Sie darauf, dass Sie eine gute Übersicht haben und dass womöglich auch eine Kontaktperson oder der Vorsitzende neben Ihnen sitzt. Falls keine Namensschilder vorhanden sind, sollten Sie entweder vor der Besprechung die unbekannten Namen erfragen oder aber einen Namenskundigen dazu befragen. Sollten für den Anlass Unterlagen notwendig sein, kontrollieren Sie am besten, ob jeder welche erhalten hat und sichern sich ebenfalls ein Exemplar.

Die Protokollführung

Notieren Sie sich die Zeit zu Anfang und zu Ende der Besprechung ebenso wie die anwesenden und nicht anwesenden Teilnehmer. Ein Sitzplan ist in vielen Fällen sehr nützlich, vor allem für die Notizen und deren spätere Auswertung und Ausformulierung. Diesen sollten Sie vor allem erstellen, wenn Ihnen viele Namen noch unbekannt sind.

Aufnahme des Protokolls

Lassen Sie in jedem Fall genügend Platz für Anmerkungen und Notizen – am besten eine Hälfte von jedem Blatt, das Sie beschreiben. Je nach Protokollart macht es Sinn, alle wichtigen Punkte stichwortartig und Beschlüsse wörtlich in die Mitschrift aufzunehmen. Achten Sie auf die Schreibweise von Namen und heben wichtige Aspekte wie termine gleich besonders hervor. Unklarheiten sollten Sie direkt auf einem anderen Zettel festhalten und nach der besprechung klären bzw. erfragen. Wenn möglich verwenden Sie für jeden Tagungsordnungspunkt (TOP) ein neues Blatt.