Protokollführung

Die Wenigsten schreiben gerne Protokoll. Wie Sie sich trotzdem für diese unbeliebte Aufgabe motivieren können, wenn es Sie trifft, verrät Ihnen unsere Expertin Gertrud Zeller in diesem Artikel.

In ihrem Protokollseminar ist häufig die erste Frage:

„Wer schreibt gerne Protokolle?“ Und meistens meldet sich – richtig – niemand.

Woran liegt das? Wieso gibt es so wenige Menschen, die Protokollführung mögen? Nach ihrer Erfahrung liegt dies an verschiedenen wesentlichen Faktoren:

  • Niemand hat Ihnen beigebracht, wie Sie es richtig machen.
  • Sie sind fachfremd und haben die Befürchtung, etwas Wesentliches zu verpassen.
  • Sie kennen die einzelnen Sitzungsteilnehmer nicht.
  • Sie bekommen vieles beim Schreiben nicht richtig mit (und wissen nicht, wie Sie es besser machen können).

Wir geben Ihnen hier einige Tipps, damit Sie künftig mehr Freude bei der Protokollführung haben. Denken Sie daran: Wer schreibt, bleibt. Sie als Protokollführer wissen viel mehr als irgendeine andere Person in Ihrem Unternehmen. Sie kennen Geheimnisse, wichtige Informationen und … Sie werden ja auch ins Vertrauen gezogen. Denn wenn die Geschäftsleitung Ihnen nicht vertrauen würde, hätte sie Sie nicht gefragt. Also – gehen Sie mutig ans Werk.

Protokollführung – Tipps für die Praxis

  • Ein Protokoll ist stets im Präsens (gegenwärtige Zeitform) zu verfassen.
  • Begründungen werden jedoch im Konjunktiv geschrieben. In manchen Fällen müssen korrekte Zitierregeln angewandt werden (z.B. Wortprotokoll).
  • Das Protokoll sollte in jedem Fall objektiv, neutral und sachlich formuliert sein.
  • Ihre eigene Meinung und wertende Adjektive haben hier keinen Platz.
  • Wenn der Sachverhalt eine Erklärung erfordert, muss diese in Klammern eingefügt werden, damit für die Außenstehenden klar ist, dass diese kein direkter Bestandteil des Protokolls ist.
  • Fertigen Sie eine Mitschrift an und verfassen auf dieser Grundlage später das eigentliche Protokoll.

Auch unsere Experten helfen Ihnen zum Thema Protokoll und Protokollführung in unserer Fachlektüre und im Seminar weiter, schauen Sie gern vorbei!