Protokollvorlage

In diesem kleinen Auszug aus unserem beliebten Seminar-Klassiker „Effektive Protokollführung“ erfahren Sie kurz und prägnant, was Sie für eine gute Protokollvorlage tun können.

Kurz und Knapp: Mit diesen Punkten gelingt das Protokoll

  • Verwenden Sie pro TOP ein Blatt (Überschrift vorbereiten)
  • Inhalt in Stichworten aufnehmen, Beschlüsse wörtlich notieren
  • Beschlüsse vorlesen (Einwänden vorbeugen, Arbeit sparen)
  • Kennzeichnen Sie die genannten Termine sofort
  • Farbiges Blatt für Unklarheiten bereitlegen
  • Fragen Sie (wenn möglich) nach, wenn Sie etwas nicht verstehen
  • Streichen Sie Unwesentliches sofort heraus

Protokollvorlage – so gehen Sie vor

Strukturieren Sie das Protokoll nach einem einheitlichen System: Tagesordnungspunkt (TOP) 1; TOP 2 usw.

Gliedern Sie innerhalb eines längeren Tagesordnungspunktes nach dem Dezimalsystem. Beispielsweise so:

  1. Einleitung
  2. Protokollart
  3. Ablauf
    1. Protokollvorbereitung
    2. Protokollaufnahme

Wichtige Punkte für jede Protokollvorlage

  • der Anlass
  • der Veranstalter
  • die Teilnehmer
  • die Funktionsträger
  • die Zeitangaben: Ort, Datum, Uhrzeit
  • die Tagesordnung (TOP 1, TOP 2, TOP 3 usw.)
  • der Schlussteil (Datum, UnterschriftAnlagen usw.)

Die eigene Protokollvorlage

Da diese Punkte in jedem Unternehmen bzw. für jeden Zweck anders aussehen, ist es relativ schwierig, die ideale Protokollvorlage bereitzustellen. Der beste Weg ist aber bekanntlich Learning by Doing – die ersten Protokolle können hier zwar holprig ausfallen, aber man lernt mit jedem Protokoll dazu und schafft sich seine eigene Protokollvorlage. Wenn Sie also die obigen Gliederungspunkte beachten und viel Wert auf Übersichtlichkeit legen, kann bei Ihrem ersten Protokoll kaum noch etwas schief gehen. Unter dem Punkt Protokoll schreiben finden Sie noch weitere wichtige Aspekte und Tipps zum Protokollieren und für Ihre eigene Protokollvorlage. Sollten Sie sich unschlüssig sein, können Sie selbstverständlich auch direkt auf Fachinformationen aus unserem Buch oder unseren Seminaren zurückgreifen – mit zahlreichen Tipps für die Praxis, Checklisten und vielem mehr.

Auszug aus Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren von Gertrud Zeller:

In vielen Fällen nimmt man sich der Einfachheit halber ein altes Protokoll, welches der Vorgänger geschrieben hat. Man bedenkt nicht, dass dieser vielleicht auch nicht wirklich wusste, wie er es richtig macht.
Wenn es heißt: „Frau Müller, Sie müssen heute protokollieren!“, fängt schon die Nervosität an.
Damit Sie künftig mit mehr Sicherheit und Selbstvertrauen Ihre Protokolle schreiben, haben wir für Sie diese Fachbroschüre erstellt.