Aufbau Protokoll

Im folgenden sehen Sie, wie ein Protokoll aufgebaut sein sollte und erhalten einige Tipps, mit denen nichts mehr schief gehen kann! Denn ein übersichtliches und gut strukturiertes Protokoll ist eine Kunst für sich und will gelernt sein. Für den Aufbau des Protokolls ist selbstverständlich auch die Protokollart entscheidend.

Ein Protokoll besteht im Regelfall aus drei  Teilen:

Aufbau Protokoll – Der Kopfteil

Im Kopfteil stehen grundsätzlich die Basisinformationen, die der Leser des Protokolls über das Gespräch wissen sollte. Aufbau Protokoll:

  • Datum, Zeit und Ort
  • alle Teilnehmer, deren Anzahl und ggf. die Teilnehmer, die entschuldigt oder unentschuldigt nicht anwesend sind
  • der Leiter bzw. die Leiterin der Besprechung
  • der Grund für das Gespräch bzw. die Besprechung
  • die einzelnen Punkte der Tagesordnung

Aufbau Protokoll – die Niederschrift bzw. Ausformulierung

Hier wird der Bericht bzw. das Protokoll verfasst. Gliederung und Inhalte ergeben sich aus der Tagesordnung oder der Protokollart. Grundsätzlich sollten Sie bei der Mitschrift lieber zu viel als zu wenig notieren. Bei der Bearbeitung und dem Feinschliff des Protokolls kann immer noch aussortiert werden – fehlende Informationen und Gedächtnislücken hingegen stellen ein größeres Problem dar. Bei der Niederschrift sollten Sie auf verschachtelte Sätze verzichten und darauf achten, dass alles verständlich und auch für Nicht-Teilnehmer nachvollziehbar ist. Ein einfacher Satzbau und gekonnt gesetzte Absätze können an dieser Stelle viel bewirken. Hier sollten Sie auch auf jeden Fall bedenken, für wen das Protokoll gedacht ist. Je nach Adressaten und den gewünschten Formalitäten kann das Protokoll sehr verschieden ausfallen.

Aufbau Protokoll – Der Schlussteil

Ist eine urkunden-rechtliche Bedeutung für das Protokoll vorgesehen, sind an dieser Stelle die Unterschriften des Protokollführers und des Leiters bzw. der Leiterin der Besprechung unabdinglich. Ob das notwendig ist, sollten Sie schon im Vorfeld abklären, vor allem um zu klären, dass die betroffenen Personen zu diesem Zeitpunkt auch verfügbar sind und der Protokollant nicht zu lange auf die Unterschrift warten muss.

Praxis Tipps: Aufbau Protokoll

Wenn Sie auf der Suche nach weiteren Informationen und Tipps und Tricks zum Thema Aufbau Protokoll und Protokollführung sind schauen Sie auch gern in Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren oder Effektive Protokollführung!