Protokoll Muster

Viele Mitarbeiter fragen sich wie das perfekte Protokoll – das Protokoll Muster – wohl aussieht. Doch ein solches Muster gibt es nicht. Im Internet stehen zahlreiche Dokumentenvorlagen (Protokoll Muster, Protokoll Vorlage) zum Download bereit, doch diese passen selten zu den Gegebenheiten im Unternehmen.

Protokoll Muster – Beispiel:

Eine halbe Stunde hitzige Debatte im Meeting und kein Wort davon im Protokoll? Das kann manchmal geboten sein – eben je nachdem, welche Protokollart verlangt wird.

Lesen Sie einige Tipps, wie Sie auch in hektischen Besprechungen gelassen Protokoll führen, ob mit oder ohne Protokoll Muster!

Frau Maier sagt:

„Ich bin der Meinung, wir sollten einen Ruheraum für Mitarbeiter einrichten!“

Herr Müller erwidert:

„So ein Schmarrn, die Mitarbeiter werden fürs Arbeiten und nicht fürs Schlafen bezahlt!“

Und so geht es eine Weile hin und her. Teresa sitzt als Protokollführerin in der Sitzung und weiß gar nicht, wie sie was mitschreiben soll. Sie hört sich den Schlagabtausch an und schreibt dann:

„Ruheraum für Mitarbeiter wird kontrovers diskutiert. Das Thema wird auf die nächste Sitzung am 5. November 2014 verschoben!“

Ihre Kollegin Eva, die als neue Mitarbeiterin ebenfalls als stiller Zuhörer an der Sitzung teilnimmt und probeweise mit geschrieben hat, ist verblüfft.

„Da wurde eine halbe Stunde diskutiert und du hast es mit einem Satz auf den Punkt gebracht. Toll!“

Immer wieder kommt bei der Protokollführung die Frage auf, WIE man denn nun richtig mit schreibt und auf WAS zu achten ist. Hier sind einige Tipps für Sie:

  1. Klären Sie zuerst, welches Protokoll Sie überhaupt schreiben sollen (idealerweise ein Ergebnis– oder Kurzprotokoll)
  2. Die Tagesordnungspunkte sollten Ihnen vorliegen, sodass Sie genau wissen, um was es sich bei diesem Punkt handelt.
  3. Dann notieren Sie sich Stichpunkte von den Äußerungen, die Ihnen wichtig erscheinen. Streichen können Sie später noch (Je sicherer Sie sind, um so weniger werden Sie mitschreiben).
  4. Konzentrieren Sie sich auf das Ergebnis. Wenn dieses Ihnen noch nicht ganz klar ist, fragen Sie in jedem Fall nach.
  5. Lassen Sie ausschweifende Formulierungen, Schachtelsätze, Füllwörter und Eigenschaftswörter weg.
  6. Sagen Sie in einem Satz, was Sie zu sagen haben.

Mit fundiertem Fachwissen und den nötigen Tipps aus der Praxis wird es Ihnen mit der Zeit immer leichter fallen. Und wenn Sie das erste Protokoll geschafft haben, liegt Ihnen ein perfektes Protokoll Muster für die nächsten Male vor. Wenn Sie sich bei dem Thema noch unsicher sind, schauen Sie sich gern weiter auf der Seite um oder sehen Sie in unsere Fachlektüre Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren!