Protokollant

Der Protokollant – wer schreibt das Protokoll?

Das Protokoll wird von (einem oder mehreren) sachkundigen Teilnehmern der Versammlung (Sitzung, Besprechung), die entweder generell gewählt (Schriftführer) oder für die einzelne Veranstaltung extra benannt werden, angefertigt – dem Protokollant. Im Idealfall ist der Sitzungsleiter nicht gleichzeitig der Protokollant.

Denn Aufgabe des Protokollführers ist es, Beschlüsse, Diskussions- bzw. Redebeiträge vollständig, neutral, objektiv und ohne persönliche Wertung wiederzugeben. Ein Teilnehmer der Sitzung konzentriert sich auf den Inhalt, der Protokollführer auf die Mitschrift.

Der Protokollant – keine Scheu vor Fragen!

Es kommt allerdings immer wieder vor, dass im Verlauf der Besprechung Namen, Begriffe, Zahlen, Verweise oder weitere wichtige Hinweise vom Protokollführer (akustisch oder auch inhaltlich) nicht verstanden werden. Fragen Sie am besten sofort nach. Falsche Scheu hilft niemandem weiter. Denn die anderen Teilnehmer verlassen sich darauf, dass alle Aussagen und Informationen im Protokoll korrekt wiedergegeben werden.

Der Protokollführer hat somit nicht nur das Recht nachzufragen, sondern die Pflicht dazu. Mit der Zeit bildet sich dann beim Protokollführer eine ganz eigene Routine und Sicherheit beim Protokoll schreiben.

Der Protokollant – Zeitmanagement

Ihre Arbeitseffizienz lässt sich durch Organisation und rationelles Arbeiten erheblich steigern. Das setzt allerdings voraus, dass Sie auch bei den eigenen Arbeitsabläufen Schwachstellen erkennen und diese beseitigen. Bewährte Managementtechniken helfen Ihnen dabei. Lernen Sie, nach Prioritäten zu unterscheiden sowie Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe richtig zu bewerten.

Diese Grundregeln der Organisation und des Zeit- und Selbstmanagements sollten Sie daher beherzigen:

  • Planen Sie Ihren Tag
  • Treffen Sie Entscheidungen
  • Gestalten Sie Ihren Tag

Der Protokollant – Praxis-Tipp

Planen Sie immer schriftlich. Ein Zeitplan, der nur im Kopf existiert, wird leichter umgeworfen und Sie verlieren leichter den Überblick. Schriftlich bedeutet er Arbeitsentlastung für das Gedächtnis und Motivation!

Eine Kontrolle der Tagesergebnisse mit gleichzeitiger Dokumentation der geleisteten Arbeit wird dadurch möglich. Die Dokumentation unterstützt Sie bei der Nachkontrolle und der weiteren Planung. Beachten Sie bei der Planung die Konzentration auf das Wesentliche. Planen Sie als Protokollant realistisch! Schätzen Sie den Zeitbedarf ein und verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer Zeit. Es kommt immer etwas Unerwartetes dazwischen.

Diese und weitere Tipps und Tricks für die Praxis als Protokollant erhalten Sie in Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren und in Effektive Protokollführung!