Richtig protokollieren

Heutzutage wird zu verschiedensten Anlässen protokolliert. Bei Verhandlungen, Diskussionen, bei Politikern, wissenschaftlichen Versuchen, Konferenzen (auch Video- und Telefonkonferenzen), bei Gerichtsverhandlungen, Tagungen und vielem mehr. Wie Sie richtig protokollieren, wollen wir Ihnen auf dieser Seite näher bringen.

Es kann sein, dass das Informationsbedürfnis eines späteren Lesers über den Verlauf einer Sitzung unterschiedlich ist, dies ist mit ein Grund für die verschiedenen Protokollarten. In einigen Firmen ist festgelegt, welches Protokoll zu welchem Zweck geschrieben werden soll – meistens jedoch ergibt sich eine Mischform.

Richtig protokollieren – alle Aspekte beachten

Damit falsches Protokollieren die Ausnahme bleibt und und alle Inhalte des Anlasses sorgfältig und fachmännisch festgehalten und gut aufbereitet werden, sollte sich der Protokollant vorher über die wichtigsten Eckpunkte informieren. Priorität haben hier beispielsweise die Art der Veranstaltung (Besprechung, Verhandlung), die Teilnehmer (Mitarbeiter, Gesellschafter), der Ort (im Unternehmen oder extern) und die gewünschte Protokollart (Ergebnisprotokoll, Wortprotokoll etc.).

Richtig protokollieren – so geht es

Protokolle sind grundsätzlich zum Lesen und zum Verstehen da. Daher sollten Sie sich vor der Besprechung fragen, wer die Adressaten des Protokolls sein werden und was diese vom Protokoll erwarten. Achten Sie also darauf, was für sie wichtig ist und wie Sie das formulieren. Auch der Nutzen des Protokolls sollte im Voraus klar sein, denn je nachdem ob es sich nur um eine Stütze für das Gedächtnis oder auch um ein offizielles Dokument oder sogar eine Urkunde handelt, kann das Protokoll vollkommen anders ausfallen.

Richtig Protokollieren – der Protokollführer

Den Ort der Besprechung sollten Sie bestenfalls schon gut kennen und wissen, wo sich die benötigten Geräte oder Anschlüsse befinden, die Sie ggf. benötigen. Außerdem vermittelt ein Raum, mit dem Sie schon vertraut sind eine gewisse Sicherheit. Auch der Sitzplatz spielt hier eine große Rolle. vergewissern Sie sich, ob Sie einen guten Überblick haben und alles erkennen können. Sollten Sie zusätzlich Servicefunktionen wie beispielsweise die Unterstützung vom Chef bei der Besprechung übernehmen, sollten Sie diese ebenfalls vorbereitet haben.

Richtig Protokollieren – Niederschrift und Nachbereitung

Die Ausformulierung des Protokolls sollten Sie wenn möglich nicht lange aufschieben, denn je länger die Besprechung her ist, desto größer fallen Ihnen bestimmte Einzelheiten ein. Als Faustregel gilt hier, dass das Protokoll spätestens drei tage nach der Besprechung angefertigt werden sollte. Die Protokollführung endet nicht etwa mit der Niederschrift, sondern viel mehr erst, wenn das Protokoll auch bestätigt worden ist.

Wenn diese Aspekte schon vor dem Anlass feststehen, sind Sie optimal auf’s Protokoll schreiben vorbereitet. Falls Sie sich noch weiter aufs richtig Protokoll schreiben vorbereiten möchten oder Sie nach weiteren Tipps und Tricks für die Praxis suchen, schauen Sie gern in Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren oder in Effektive Protokollführung – unsere Experten stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite!