Protokollarten

Protokollarten

Foto: Rainer Sturm / pixelio.de

Protokoll oder Bericht?

Bei dieser Frage fängt es schon an. Oft ist gar nicht geklärt, worauf es ankommt. Welche Protokollarten gibt es überhaupt? Wo liegt der Unterschied? Grundsätzlich gibt es viele Protokollarten. Zunächst sollte der Sinn der Niederschrift geklärt werden, genau wie der Teilnehmerkreis und der Anlass. Oft entstehen aus verschiedensten Anlässen auch Mischformen, da das Protokoll direkt auf die Bedürfnisse des Unternehmens und dessen Informationsfluss abzustimmen ist. Übliche Protokollarten sind beispielsweise das Ergebnis- bzw. Kurzprotokoll, das Verlaufsprotokoll oder auch das Wortprotokoll.

Das Protokoll

Das Protokoll ist eine förmliche Niederschrift über den Verlauf einer Sitzung, einer Besprechung, einer Verhandlung oder einer Tagung. Das Protokoll kann verschiedenen Zwecken, beispielsweise als Beweismittel, Gedächtnisstütze oder als Kontrollinstrument dienen.

Ein Protokoll wird in der Gegenwartsform geschrieben. Dies dient einem externen Leser, der nicht bei der Sitzung anwesend war, sich in die Geschehnisse besser hineinzudenken.

Die Darstellung des Geschriebenen muss objektiv sein und wird während der Veranstaltung aufgezeichnet.

Der Bericht

Der Bericht ist eine nachträglich verfasste Niederschrift über den Verlauf einer Sitzung, Verhandlung oder Tagung.

Die Darstellungszeit ist überwiegend die Vergangenheit. Subjektive Eindrücke können aufgezeichnet werden. Der Bericht wird nachträglich verfasst.

Welche Art Protokoll für Sie am passendsten ist, ist immer individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen. Hier haben Sie die Wahl und können am besten Abschätzen, welche Form der Dokumentation und welcher Aufbau des Protokolls am sinnvollsten  ist. Die Vorbereitung des Protokolls ist – egal welche Form der Niederschrift verlangt wird – trotzdem unerlässlich und sollte gründlich aufbereitet werden.

Falls Sie sich noch weiter aufs richtig Protokoll schreiben vorbereiten möchten oder Sie nach weiteren Tipps und Tricks für die Praxis suchen, schauen Sie gern in Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren oder in Effektive Protokollführung – unsere Experten stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite!

 

Verlaufsprotokoll

Bei einem Verlaufsprotokoll werden die wesentlichsten Ausschnitte wiedergegeben, jedoch nicht wörtlich, sondern sinngemäß.

Ergebnisprotokoll

Ein Ergebnisprotokoll enthält nur kurze Angaben über den Inhalt der Sitzung und deren Ergebnisse.

Wortprotokoll

Die Wortprotokolle sind die ausführlichsten und umfangreichsten Protokolle überhaupt.  Neben den Ausführungen der Redner werden auch alle anderen Vorgänge während der Sitzung festgehalten.

Gedächtnisprotokoll

Das Gedächtnisprotokoll wird meist als eine Art Notlösung verfasst. Es wird nachträglich „aus dem Gedächtnis“ angefertigt, weil beispielsweise keine Vereinbarung über die Protokollführung getroffen wurde.