Ergebnisprotokoll

Ein Ergebnisprotokoll enthält nur kurze Angaben über den Inhalt der Sitzung und deren Ergebnisse. Kurzprotokolle geben die wesentlichen Äußerungen der Teilnehmer stichwortartig wieder und machen dadurch die Zusammenhänge deutlich, die zu einem bestimmten Beschluss geführt haben. Die Kürze des Protokolls kommt der meist knapp bemessenen Zeit der Teilnehmer sehr entgegen und hält doch alles Wesentliche fest. Daher kommt das Kurzprotokoll bzw. Ergebnisprotokoll oft zum Einsatz und lässt auch die Nicht-Teilnehmer kurz und übersichtlich am Geschehen teilhaben.

Besonders gut eignet sich das Ergebnisprotokoll für Konferenzen und Diskussionen, die Beschlüsse hervorbringen. Es verschafft dem Leser des Protokolls daher einen guten und schnellen Überblick.

Aufbau Ergebnisprotokoll (Beschlussprotokoll)

Dieses Protokoll ist kurz, knapp, sehr strukturiert und enthält im Wesentlichen diese fünf Merkmale:

  • den derzeitigen Stand der Dinge,
  • die weitere Vorgehensweise,
  • die Zuteilung der Aufgaben
  • die Termine
  • und nur auf ausdrücklichen Wunsch Teilnehmerbeiträge.

Ergebnisprotokoll – Niederschrift bzw. Ausformulierung

Im Idealfall schreibt der Protokollführer seine Ergebnisse direkt an einem Laptop und „beamt“ seine Ergebnisse an die Leinwand. So können alle Teilnehmer sofort sehen, ob das Mitgeschriebene dem Gesagten entspricht. Besonders bei dieser Form der Protokollierung sind ein Abkürzungsverzeichnis oder auch verschiedenste Textbausteine sind sehr gut einsetzbar und erleichtern bzw. beschleunigen die Arbeit ungemein. Diese lassen sich mit ein paar Klicks in Ihrem Textprogramm einrichten und sind dann für jede Besprechung verfügbar.

Ergebnisprotokoll – Vor- und Nachteile

  • Sollten Sie ein solches Protokoll verfassen, fällt Ihnen sicher schnell auf, dass es den Sachverhalt schnell auf den Punkt bringt und nicht ausschweifend ist (im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll). Der Adressant muss sich mit dem Protokoll also nciht lange aufhalten, sondern hat die Ergebnisse der Besprechung oder des Meetings schnell überblickt.
  • Dadurch sind Ergebnisprotokolle allerdings ungeeignet, wenn einzelne Argumente oder Beobachtungen exakt wiedergegeben werden sollen.
  • Besonders wichtig ist es beim Verfassen dieses Protokolls auf eine objektive Darstellung zu achten. Ansonsten ist das Ergebnisprotokoll durch die Auswahl und Formulierung schnell anfällig für subjektive Inhalte.

Weitere Informationen zum Ergebnisprotokoll, Protokollarten sowie zur Protokollführung allgemein finden Sie in Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren und Effektive Protokollführung!