Gedächtnisprotokoll

Das Gedächtnisprotokoll wird meist als eine Art Notlösung verfasst. Es wird nachträglich „aus dem Gedächtnis“ angefertigt, weil beispielsweise keine Vereinbarung über die Protokollführung getroffen wurde oder auch weil sich erst später herausgestellt hat, dass vielleicht doch ein Protokoll gebraucht wird oder der Versammlungsleiter selbst das Protokoll schreibt. Oft ist die Grundlage vom Gedächtnisprotokoll ein Fehler in der Planung der Protokollierung oder schlicht eine schlechte Organisation oder auch Kommunikation.

Gedächtnisprotokoll – Verwendung

Gedächtnisprotokolle sind nicht selten unvollständig und weisen häufig Lücken bei der Wiedergabe der behandelten Tagesordnungspunkte und Zusammenhänge auf.

Das Gedächtnisprotokoll wird dann eingesetzt, wenn zum Beispiel vergessen wurde, einen Protokollführer zu benennen oder wenn sich erst nachträglich herausstellt, dass das Gespräch festgehalten werden muss. Da ein einzelner Teilnehmer, der plötzlich vor der Aufgabe steht, ein Protokoll aus dem Gedächtnis zu verfassen, oft überfordert ist, sollten hier ggf. auch die anderen Teilnehmer der Besprechnung oder Sitzung herangezogen werden, falls Unklarheiten auftauchen. Hier gilt: lieber nachfragen, als falsche oder zu ungenaue Informationen in das Gedächtnisprotokoll einfließen zu lassen.

Gedächtnisprotokoll – Tipps für die Praxis

Grundsätzlich ist das Gedächtnisprotokoll bei weitem nicht so ausführlich wie die meisten anderen Protokollarten. Dies ist allein schon darin begründet, dass ein einzelner mensch kaum eine gesamte Besprechung im Kopf behalten kann und diese später mit allen einzelheiten zu Papier bringt. Beim Gedächtnisprotokoll ist das meist aber auch nicht so angedacht.

Hier geht es eher darum, denn Sinn und die wichtigsten Eckpunkte einer Besprechung festzuhalten, wie beispielsweise den Beschlüsse über Änderungen oder auch zukünftige auf dem Thema aufbauende Besprechungen. Die Form sollte allerdings trotzdem gewahrt werden! Das bedeutet, dass Name des Protokollführers, Firma, Datum, Anfang und Ende der Besprechung und die weiteren Formrichtlinien von Protokollen trotzdem bedacht werden sollten, es sei denn es ist ausdrücklich anders gewünscht.

Wichtig: Sie als Protokollführer bzw. Protokollführerin sollten darauf achten, das Gedächtnisprotokoll so früh wie möglich zu verfassen, da die Gedächnislücken ansonsten schnell größer werden – das wird zumeist unterschätzt.

Weitere Tipps für de Praxis sowie Ratschläge rund um die Themen Gedächtnisprotokoll, Protokollarten und vieles mehr finden Sie in Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren sowie Effektive Protokollführung!