Verlaufsprotokoll

Bei einem Verlaufsprotokoll werden die wesentlichsten Ausschnitte wiedergegeben, jedoch nicht wörtlich, sondern sinngemäß.

Der Verlauf der Verhandlung ist genau so wichtig wie die Argumente, auf denen die Entscheidungen beruhen. So entsteht eine strukturierte Übersicht über den Sitzungsablauf. Nebensächlichkeiten werden bewusst weggelassen. Besonders angebracht ist dies beispielsweise, wenn innerhalb der Besprechung oder des Meetings Diskussionen auftreten. An dieser Stelle muss nicht das „Hin und Her“, sondern vielmehr der Kern der Diskussion bzw. des Gesprächs festgehalten werden.

Beispiel:

Frau Maier sagt

„Ich bin der Meinung, wir sollten einen Ruheraum für Mitarbeiter einrichten!“

Herr Müller erwidert:

„So ein Schmarrn, die Mitarbeiter werden fürs Arbeiten und nicht fürs Schlafen bezahlt!“

Und so geht es eine Weile hin und her. Teresa sitzt als Protokollführerin in der Sitzung und weiß gar nicht, wie sie was mitschreiben soll. Sie hört sich den Schlagabtausch an und schreibt dann:

„Ruheraum für Mitarbeiter wird kontrovers diskutiert. Das Thema wird auf die nächste Sitzung am 5. Juni 2013 verschoben!“

Ihre Kollegin Eva, die als neue Mitarbeiterin ebenfalls als stiller Zuhörer an der Sitzung teilnimmt und probeweise mitgeschrieben hat, ist verblüfft.

„Da wurde eine halbe Stunde diskutiert und du hast es mit einem Satz auf den Punkt gebracht. Toll!“

Verwendung vom Verlaufsprotokoll

Verlaufprotokolle werden hauptsächlich verlangt, wenn ein Wortprotokoll den Rahmen sprengen würde und dieses auch nur schwer zu lesen bzw. verstehen wäre. Deshalb ist es überall dort geeignet, wo eine gewisse Beweiskraft gefordert ist. Besonders beliebt ist das Verlaufsprotokoll daher bei Hauptversammlungen, Arbeitssitzungen und Konferenzen.

Inhalt und Nutzen vom Verlaufsprotokoll

Verlaufsprotokolle zeigen auf, welche Argumente bei der Beschlussfindung eine Rolle gespielt haben bzw. welche Punkte außer Acht gelassen wurden. Das „Für“ und „Wider“ der Debatte wird hier deutlich. Außerdem werden weitere wichtige Informationen festgehalten. Meinungsäußerungen sollten namentlich wiedergegeben werden.

Verlaufsprotokoll (auch ausführliches Protokoll):

  • Besprechungsverlauf, wichtige Diskussionsbeiträge, Argumente, Namen der Redner, Ergebnisse, Beschlüsse im Wortlaut
  • indirekte Rede

Ein Verlaufsprotokoll sollte grundsätzlich angefertigt werden, wenn die Adressaten Wert darauf legen, dass ihre Diskussion dokumentiert wird oder über die Abfolge ihrer Argumente informiert werden möchten, sofern sie an der Veranstaltung nicht teilnehmen können.

Weitere Informationen zum Thema Verlaufsprotokoll, Protokollarten und vieles mehr finden Sie in Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren und Effektive Protokollführung!